Uso della posta elettronica:
approfondimenti
ATTENZIONI E COMPORTAMENTI
Nella precedente sezione dedicata
alla mail
avevamo accennato alla opportunità di configurare il
programma in modo che il prender posta e l’inviare
quella accodata siano operazioni distinte. Per quale motivo?
Abbiamo visto la natura asincrona della comunicazione in posta
elettronica. Può essere una grande potenzialità...
ma diviene fonte di grande confusione se alteriamo la sequenza
del botta e risposta. Pensa a due persone che debbano concordare
un appuntamento; puoi facilmente immaginare l’esito se uno dei
due comincia a mandare proposte ignorando le precedenti proposte
dell’altro. Tieni sempre presente, quando stai per inviare un
messaggio, che nella tua mailbox potrebbe giacere in quel momento
posta che, se nota, ti porterebbe a scrivere diversamente quel
che stai inviando o anche a non inviar nulla. Quindi, prima
regola, fai sempre un bel checkmail prima di fare invii.
Avevamo in precedenza ricordato
la possibilità di salvare un messaggio senza metterlo
nella coda di quelli da inviare. O di togliere dalla coda di
invio un messaggio in essa già contenuto.
Manteniamoci in questo ambito
delle accortezze consigliate più che del funzionamento
del programma.
Quando leggi un messaggio ricevuto
poni sempre molta attenzione. Non ci riferiamo in questo caso
al testo del messaggio, alle attenzioni di relazione e di linguaggio
di cui abbiamo accennato nel capitolo Galateo telematico, ci
riferiamo all’header (intestazione) del messaggio. Guarda cioè
a che titolo stai ricevendo quel messaggio, se lo stai ricevendo
solo tu od anche altri. Parliamo più avanti dei messaggi
distribuiti dalle mailing list. Ma anche nella posta personale,
poni sempre attenzione se sei l’unico destinatario, se sei destinatario
diretto o per conoscenza. In quest’ultimo caso potrai
certo intervenire nel dialogo con gli altri, ma questa sarà
appunto una tua scelta, difforme da quella del mittente originario,
il quale voleva che anche tu fossi a conoscenza di quel
che andava scrivendo ma che evidentemente cercava risposte dagli
altri.
A maggior ragione poni attenzione
se per caso tu fossi un destinatario Bcc
di quel messaggio. Ricordi? Gli altri non sanno che il messaggio
é arrivato anche a te, il mittente originario te lo ha
mandato in una forma del tutto riservata. Se tu non te ne accorgi
e te ne esci con una risposta collettiva.. puoi immaginare gli
imbarazzi.
Se il tuo indirizzo non compare
in nessuno dei campi dei destinatari, ciò vuol
dire che il messaggio é stato inviato ad una lista di
indirizzi comprendente anche il tuo. Ciò é del
tutto normale nel caso di mailing list (vedi oltre) alle quali
tu ti sia iscritto. Ma potrebbe non essere il caso. É
il fenomeno dello spamming...
Sempre sul piano delle necessarie
attenzioni, passiamo al versante degli invii. Quando stai per
salvare-accodare un messaggio, o anche all’ultimo momento prima
della spedizione, controlla SEMPRE a CHI stai inviando il tuo
messaggio.
Succede frequentemente di sbagliare.
Abbiamo visto che facendo un reply il programma genera automaticamente
la finestra di composizione del messaggio di risposta. Il destinatario
che viene proposto dipende da come é formato l’header
del messaggio cui si sta rispondendo. Nel caso delle mailing
list (vedi oltre) la intestazione della risposta dipenderà
da come é stata configurata quella specifica lista, potrà
essere l’indirizzo personale del mittente originario o l’indirizzo
al quale vanno mandati i messaggi per la successiva distribuzione
a tutti gli iscritti alla lista stessa.
Sottolineiamo questa attenzione.
Specialmente se il contenuto dello scambio denota contrasti
e polemiche é assolutamente necessaria da parte tua una
chiara comprensione dei flussi innescati dal tuo interlocutore,
della natura di scambi, privati (messaggio direttamente inviato
a te) o pubblici (messaggio a te proveniente dalla lista). I
fraintendimenti sono un ottimo modo per perder tempo. In questi
casi controlla prima TUTTA la posta ricevuta prima di lanciarti
nella risposta; potresti scoprire che il messaggio ti é
stato inviato in posta personale ma anche attraverso
la lista pubblica; oppure potresti trovare un secondo messaggio
che modifica il contesto rispetto al precedente. Insomma, sempre
bene contare fino a dieci.
Abbiamo detto: attenzione a CHI
stai spedendo. Una attenzione motivata anche dal fatto che semplicemente
avresti potuto sbagliare nella digitazione dell’indirizzo del
destinatario. Cosa succede se, intendendo mandare un messaggio
al tuo abituale corrispondente paperino@paperopoli.it, erroneamente
digiti paparino@paperopoli.it? I casi son due: se questo indirizzo
non esiste, quando prenderai posta vedrai un messaggio di ritorno
in inglese che ti avverte appunto che l’utente non esiste. Ma
se per caso esiste, il messaggio verrà inoltrato, ovviamente
a Paparino e non a Paperino. Tira tu le conseguenze. In ogni
caso a te resterà la errata consapevolezza che Paperino
abbia ricevuto il tuo messaggio.
Un buon modo per non sbagliare
nel digitare gli indirizzi, ed anche per non doverseli ricordare
a memoria, é quello di utilizzare le Rubriche integrate
in ogni programma di posta elettronica. Tra l’altro le rubriche,
pur con qualche limitazione, ti permettono di associare ad ogni
nome più address. Usando quel singolo nome della rubrica
invierai il messaggio all’insieme di quegli address.
PARTECIPAZIONE
A MAILING LIST
Le mailing list sono uno strumento
tipicamente orientato a consentire la comunicazioni di gruppo.
Gli iscritti ad una lista ricevono tutti i messaggi da
essa distribuiti. Se la lista è stata configurata in
modo che ogni iscritto possa anche mandare messaggi ad essa
per la successiva distribuzione avremo un dialogo pubblico
tra gli iscritti; tutti ricevono ed ognuno può inviare.
Tieni presente che é anche
possibile configurare una mailing list come un canale solo "distributivo".
Ad esempio é possibile realizzare un bollettino, una
newsletter; in questo caso gli iscritti alla lista ricevono
i vari messaggi, mentre solo un piccolo gruppo (redazione del
bollettino) sarà autorizzato a scrivere. Ma qui continueremo
a riferirci alle mailing list di dibattito.
Per mandare un messaggio all’insieme
dei tuoi interlocutori manderai quindi un messaggio alla lista.
Ogni lista ha un suo indirizzo, del tutto simile a quello di
ogni utente internet. Ad esempio, sul sito del Movimento per
l’Ulivo è gestita la lista Gargonza; gli iscritti ad
essa mandano i loro messaggi a gargonza@perlulivo.it.
Partecipare ad un dialogo pubblico
richiede il rispetto di tutte quelle attenzioni comportamentali
indicate nel Galateo
telematico. Se non l’hai ancora fatto, leggilo prima di
iscriverti alla tua prima mailing list. Ma sono necessarie anche
alcune consapevolezze tecniche per l’uso delle mailing list.
Le liste, con l’insieme delle
funzionalità di iscrizione, configurazione, distribuzione
dei messaggi, sono gestite da appositi programmi che risiedono
su un computer del provider internet. Listproc e Majordomo sono
i nomi che più facilmente ti capiterà di sentire;
sono appunti i nomi di programmi di quel genere. Qui di seguito
usiamo il nome Listproc.
Abbiamo visto che il primo passo
è l’iscrizione alla lista. Per iscriverti segui
le istruzioni che troverai accluse alla pubblicizzazione di
una determinata lista. In molti casi sarà una istruzione
che ti invita ad inviare un messaggio al Listproc, senza subject,
contenente una unica riga di testo secondo il seguente formato:
SUBSCRIBE NomeDellaLista TuoNome
TuoCognome
Nota che NomeDellaLista è
la sola parte che precede la @ nell’adress. Ad esempio, gargonza
e non gargonza@perlulivo.it.
Per alcune liste la iscrizione
sarà automatica. In altri casi quel messaggio sarà
girato all’owner della lista per una eventuale accettazione.
Anche il Listproc ha un suo indirizzo.
Ad esempio l’indirizzo del programma che gestisce le liste sul
sito del Movimento per l’Ulivo è listproc@perlulivo.it.
Tale indirizzo (cosa del tutto
diversa dagli indirizzi delle singole liste gestite) ti interessa
come utente perché, inviando a listproc messaggi contenenti
i vari comandi da esso riconosciuti, puoi fare una serie di
cosette. Qui ci soffermiamo solo sui comandi di più usuale
interesse. Del resto, se mandi a listproc@perlulivo.it un messaggio
(sempre senza subject) contenente la unica riga HELP , otterrai
un messaggio di ritorno che ti dice su quali comandi puoi chiedere
ulteriorehelp (aiuto). E così via.
Ecco le righe comandi più
usuali:
UNSUBSCRIBE NomeDellaLista
Se inviato da un address
iscritto alla lista, ne provoca la cancellazione dall’elenco
degli iscritti
SET NomeDellaLista MAIL POSTPONE
Se inviato da un address
iscritto alla lista, fa sì che quell’address, pur restando
iscritto, cessi di ricevere i messaggi distribuiti dalla lista.
Molti lo usano prima di andare in ferie, non desiderando ritrovare
nella propria mailbox, al ritorno, i vari messaggi nel frattempo
distribuiti. Per riattivare i flussi useranno al ritorno uno
dei due comandi seguenti
SET NomeDellaLista MAIL ACK
SET NomeDellaLista MAIL NOACK
Entrambi questi comandi riattivano
il flusso dei messaggi; possono anche essere usati in qualsiasi
momento per passare da una modalità all’altra. L’unica
differenza sta nella distribuzione dei messaggi anche
al mittente. É consigliabile porsi in modalità
MAIL ACK perché in questo modo si ha il riscontro dei
propri messaggi inviati alla lista
SET NomeDellaLista
Serve per conoscere la attuale
propria configurazione per quella lista
REVIEW NomeDellaLista
Serve per ottenere l’elenco
degli iscritti. Non sempre questo comando è abilitato.
Ove non sia abilitato potrai sempre rivolgerti direttamente
all’owner della lista. Tieni comunque presente che non è
considerato corretto utilizzare quelle informazioni per scopi
diversi da quello della semplice conoscenza degli interlocutori
con i quali stai discutendo sulla lista.
Mandare un proprio messaggio alla
lista è semplice quanto inviare un messaggio in posta personale.
Basterà inviare il messaggio all’indirizzo della lista
perché questo sia poi distribuito a tutti gli iscritti.
Di norma un messaggio inviato ad una lista va inviato solo ad
essa, senza includere altri destinatari. Se il messaggio che stai
inviando è un reply ad un messaggio a sua volta
proveniente dalla lista poni particolare attenzione al destinatario
(campo To:), controlla che sia effettivamente l’indirizzo della
lista. In relazione alla configurazione di essa il tuo programma
potrebbe aver impostato la risposta verso il singolo mittente
originario del messaggio cui stai rispondendo.
Alcune liste sono moderate
in via preventiva. Ciò significa che i messaggi ad
essa inviati non vengono immediatamente distribuiti dal Listproc
e vengono invece girati al moderatore della lista che
può bloccarli o approvarli dando luogo alla loro
effettiva distribuzione agli iscritti. Ovviamente tale tipo
di moderazione sarà preventivamente dichiarata a coloro
che desiderano iscriversi.
Riceverai nella tua mailbox i
messaggi distribuiti dalle liste alle quali sei iscritto. Li
distinguerai dagli altri messaggi guardando al campo To: della
intestazione. Alcune liste sono configurate in modo che all’inizio
del subject sia automaticamente inserito il nome della lista.
Il criterio certo resta comunque quello indicato. Lo sottolineiamo
perché, abituato a vedere il nome della lista nel subject,
ti potrebbe succedere di scambiare per un messaggio proveniente
dalla lista quello che é in realtà un messaggio
personale, il quale, nascendo da un reply ad un messaggio della
lista, ne riporta il subject, comprensivo di quella indicazione.
Vediamo ancora altre avvertenze
per lo scrivere in lista.
Non inviare mai alle liste messaggi
contenenti file in attach. Vi sono una serie di controindicazioni
tecniche oltre a quelle già indicate nel capitolo Galateo.
Se hai inviato un messaggio ad
una lista alla quale sei iscritto e dopo alcune ore non lo vedi
arrivato a te, se cioè ti sembra che non sia stato distribuito,
prima controlla la tua configurazione per quella lista: se sei
impostato in MAIL POSTPONE o MAIL NOACK è del tutto normale,
come detto sopra, che tu non abbia ricevuto il messaggio in
questione. Effettuate positivamente queste verifiche, se dopo
un po’ il messaggio non ti è ancora arrivato, invialo
in forward all’owner della lista con due righe di accompagnamento.
Sarà suo compito cercare di risolvere il problema nel
caso si tratti di un problema del server della lista, darti
qualche indicazione nel caso si tratti di un errore di invio,
o semplicemente dirti di rispedire il messaggio. In ogni caso
non pensare di risolvere la situazione ripetendo alla cieca
l’invio del messaggio.
TRATTAMENTO LOCALE DEI
MESSAGGI
Se ricevi pochi messaggi questa
sezione può interessarti relativamente. Ma se ti iscrivi
ad una o più mailing list comincerai a ricevere parecchia
posta e sarai interessato alle varie problematiche di trattamento
e conservazione.
Come già hai forse fatto
leggendo il precedente capitolo sulla posta elettronica, ti
consigliamo di tenere aperta una seconda finestra del browser
sulla pagina del tuo specifico programma di posta elettronica,
se é tra quelli indicati qui sotto.
Eudora
light 3.05 per Windows 95 e NT versione inglese
Pegasus Mail per Win 3.xx versione
inglese
Outlook Express xxx versione italiana
(incluso in Internet Explorer 4.xx)
Mail (Modulo incluso in Netscape
Navigator 3.xx versione italiana)
Mail (Modulo incluso in Netscape
Communicator 4.xx versione inglese)
Supponiamo che in questo momento
tu abbia una cinquantina di messaggi da leggere, tutti nella
vaschetta posta in arrivo (Mailbox In).
Puoi procedere sequenzialmente
e leggerli tutti. Oppure andrai a salti, attratto da un subject
che ti sembra particolarmente interessante, o richiamato dalla
indicazione di un mittente i cui messaggi vuoi leggere prima
di altri. Difficilmente sarai invece guidato dal grado di
priorità del messaggio. Questo è un attributo
che può esser dato al messaggio, ma vale quel che vale,
come ogni indicazione data dal mittente. Ogni ricevente avrà
i propri criteri di priorità e di lettura. Di
fatto non lo usa quasi nessuno e conseguentemente la quasi totalità
dei messaggi che riceverai avrà prioritànormal.
Può invece essere una
buona idea, se usi Eudora, utilizzare quell’attributo per marcare
in qualche modo i messaggi che hai ricevuto, differenziando
i vari gradi di priorità. Ad esempio, per indicare e
distinguere dalla altra posta i messaggi ai quali ti riprometti
di dar corso in seguito, quelli tuoi che sono in attesa di un
riscontro, quelli da conservare, ecc.
Se ricevi e invii molta posta,
se sei iscritto a varie mailing list, sicuramente dovrai utilizzare
la tecnica di smistare la posta in distinte cartelle (folder)
o, come le chiama Eudora, mailbox. Puoi crearne varie, oltre
quelle (IN e OUT) in cui Eudora gestisce la posta arrivata e
quella in partenza.
Puoi usare le cartelle come contenitori
nei quali trasferire o copiare manualmente i vari messaggi,
secondo tuoi criteri di conservazione. Più probabilmente
userai i filtri per ottenere automaticamente il posizionamento
della posta in arrivo nelle varie cartelle, ad esempio creando
una cartella per ogni mailing list. Il filtro è in sostanza
una regola di trattamento che tu indichi al tuo programma,
cioè una condizione di intercettazione di una certa tipologia
di messaggi e la relativa azione da intraprendere.
Ad esempio se sei iscritto alla
lista gargonza potrai impostare la seguente regola: intercetta
tutti i messaggi in arrivo che contengono nel campo To: la espressione
"multiple recipients of list <gargonza@perlulivo.it>" e mettili
nella cartella gargonza (in precedenza creata). Durante
le operazioni di filtro della posta ricevuta Eudora apre le
cartelle nelle quali va man mano posizionando i messaggi pervenuti;
ciò ti aiuta nell’individuare i nuovi messaggi, e ti
facilita la lettura permettendoti di scegliere da quali cartelle
cominciare.
I filtri sono un grande aiuto,
se correttamente impostati. Fai sempre attenzione, specie all’inizio,
é facile esser tratti in inganno. Se ad esempio hai imposto
una certa condizione sul campo To: ma il mittente ha messo nel
campo Cc: quel che tu ti attendevi in To: , il messaggio, che
pure ti è così pervenuto, non sarà intercettato
da quel filtro. Ti rimarrà nella cartella IN o, peggio,
sarà intercettato da un successivo filtro (i vari filtri
operano in cascata) e su di esso sarà effettuata una
operazione non voluta.
Trattando della lettura della
posta, merita ricordare una cosa. Non sarà la lettura
di un messaggio a portare un virus sul tuo computer. Ma ogni
volta che ricevi un file in attach, se non sei protetto da un
buon antivirus, aggiornato ed opportunamente configurato, sappi
che aprire quel file ricevuto (o lanciarlo se si tratta di un
eseguibile) può portare un virus sul tuo computer. Considera
chi ti sta inviando quel file. Ma questo può voler dire
poco. Anche amici, inconsapevoli della cosa, potrebbero inviarti
file infettati.
Due parole sulla ricerca di un
messaggio che ricordi aver inviato o ricevuto. Se non lo hai
cancellato del tutto, il tuo programma ti permetterà
una ricerca per rintracciarlo. Ma, in relazione alla quantità
dei messaggi conservati, la ricerca potrà risultare anche
molto lunga. Se sai in quale cartella cercare, posizionati sul
primo messaggio di quella cartella e avvia la ricerca. Puoi
anche scorrere visivamente tutte le intestazioni; se ricordi
l’interlocutore cui hai inviato o dal quale hai ricevuto il
messaggio puoi ordinare (sort) i messaggi in modo da scorrere
soltanto quelli relativi a quell’interlocutore.
Non lasciare che si accumuli
sul tuo disco una quantità troppo grande di messaggi.
Ne risulterà rallentato l’uso del programma. In ogni
caso verrà il momento in cui dovrai procedere alle cancellazioni.
In quel momento non avrai certo modo di poter valutare analiticamente
cosa concellare e cosa conservare. Ecco quindi l’importanza
del suggerimento dato, quello di marcare quelli ritenuti per
qualche motivo rilevanti sin dal momento della loro prima lettura,
utilizzando l’attributo priorità. In sede di cancellazione
potrai ordinare una lista di messaggi proprio in relazione alla
priorità; risulterà quindi agevole cancellare
in blocco gli altri.
Come per ogni altra informazione
che hai sul tuo disco e che consideri importante, vale il suggerimento
di salvare periodicamente su dischetti una seconda copia dei
dati.
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